תיק מפעל נכתב על פי תבנית מסוימת. התבנית צריכה להיות מאושרת על ידי ועדה בין משרדית לרישוי עסקים והיא גם מתעדכנת אחת לכמה שנים על פי התקנות. כל תוספת לתבנית מבוססת על תקנות רישוי עסקים משנת 1993, ולכן בכל מקרה כדאי להתייעץ עם אנשי מקצוע לפני שכותבים אותה.
בנוסף, התבניות מחולקות לנושאים כגון טבלאות מעקב ונוהל תרגילי חירום, נוהל טיפול באירוע חירום במפעל, הגדרות, מושגים, רשימת איכון לצוותי החירום, נתוני המפעל הנדרשים בעת אירוע, אמצעים טכניים לטיפול באירוע, טיפול באוכלוסיית המפעל בעת אירוע, מערך האבטחה במפעל ונתוני עזר.
המטרה העיקרית של תיק מפעל היא לסייע בהנחיות לביצוע ובניתוח הסיכונים. כל תיק נבנה על פי הנחיות ספציפיות והוא מחייב מעורבות של אנשי מקצוע עם הסמכה מתאימה בלבד. במילים אחרות, מנהלי המפעל או העובדים לא יכולים לכתוב תיק מפעל חוקי. זו הסיבה בגללה יש צורך במעורבות מוקדמת של יועצים מומחים כבר בשלבים מוקדמים של אישור פעילות המפעל.
התאמת תיק מפעל לארגון
כתיבת תיק מפעל לפי התבנית התיאורטית לא תמיד עולה בקנה אחד עם צרכי הארגון. השאיפה היא להתאים את תיק המפעל מצד אחד לדרישות הרגולטור והרשויות, אך מצד שני גם לוודא התאמה שלו לצרכים הספציפיים של כל ארגון. התאמה מן הסוג הזה מאפשרת תגובה טובה יותר בזמן אמת והיא מונעת אסונות.
היכנסו וצפו! תרגיל חירום במקום עבודה לפי תיק מפעל:
החוק לרישוי עסקים קובע שמפעלים שעושים שימוש בחומרים מסוכנים חייבים להכין תיק מפעל. עם זאת, התקנות הקיימות קובעות שתיק מפעל הוא תנאי מקדים לקבלת רישיון, אך בעלי המפעלים לא תמיד יודעים שהם צריכים אותו. בהקשר הזה יש להמליץ על מעקב אחר ההנחיות והתקנות בזמן אמת.